GWS gevis: Branchenstandard mit Potenzial
Wer im SHK- oder technischen Fachgroßhandel unterwegs ist, kennt GWS gevis. Das ERP-System der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme ist in der Branche seit Jahrzehnten gesetzt. Artikelstammdaten, Konditionssysteme, Bestandsführung, Auftragsbearbeitung: gevis bildet das Tagesgeschäft vieler Großhändler zuverlässig ab.
Aber reicht das heute noch? Wenn Aufträge per E-Mail, PDF und Fax eingehen, wenn Disposition nach Bauchgefühl läuft und Excel-Listen neben dem ERP gepflegt werden, stellt sich die Frage: Lässt sich KI-Automatisierung an GWS gevis andocken? Und wenn ja, wo genau?
Was GWS gevis gut kann
Bevor wir über Lücken sprechen, lohnt ein Blick auf die Stärken. GWS gevis wurde für den technischen Fachgroßhandel entwickelt, nicht für den Einzelhandel oder die Industrie. Das merkt man an vielen Stellen:
- Branchenspezifische Artikelstammdaten: ETIM-Klassifikation, BMEcat-Kataloge und Lieferanten-Datenpools sind nativ integriert. Die Datenbasis ist oft besser strukturiert als bei Allround-ERPs.
- Konditionsmanagement: Staffelpreise, Kundengruppen, Rahmenverträge. Das Konditionssystem ist komplex, aber genau das braucht der Großhandel.
- Sortimentsverwaltung: gevis kennt die Besonderheiten großer Sortimente mit hunderttausenden Artikeln, Varianten und Ersatzteilen.
- Bewährte Prozesse: Auftragsbearbeitung, Wareneingang, Kommissionierung und Faktura laufen stabil. Viele Häuser arbeiten seit 15 oder 20 Jahren mit dem System.
GWS gevis ist kein schlechtes System. Es ist ein bewährtes System, das an bestimmten Stellen Unterstützung braucht, nicht Ablösung.
Wo die Lücken liegen
Die Herausforderungen liegen nicht in der Kernfunktionalität, sondern in dem, was drumherum passiert.
Keine native KI-Funktionalität. GWS gevis bietet keine eingebaute KI für Texterkennung, Prognosen oder automatisierte Entscheidungen. Das ist kein Vorwurf. Die meisten Branchen-ERPs sind hier auf dem gleichen Stand.
Manuelle Auftragserfassung. Bestellungen kommen per E-Mail, Fax oder Telefon. Im Innendienst werden sie manuell ins System getippt. Bei 200 bis 500 Auftragspositionen am Tag bindet das zwei bis drei Vollzeitstellen.
Statische Disposition. Bestellvorschläge basieren auf Meldebeständen und Mindestmengen. Saisonale Schwankungen, Projektgeschäft oder Lieferantenengpässe fließen nicht automatisch ein. Die Folge: Überbestände bei Ladenhütern, Fehlbestände bei Schnelldrehern.
Excel neben dem System. Auswertungen, Sonderpreislisten, Lieferantenvergleiche: vieles passiert in Excel, weil es im ERP entweder nicht geht oder zu umständlich ist. Das Ergebnis sind Dateninseln und doppelte Pflege.
Wie KI an GWS gevis andockt
GWS gevis lässt sich anbinden. Nicht über einen einzelnen Schalter, aber über praxiserprobte Wege. Drei Integrationspfade kommen in Frage:
REST API (neuere Versionen). Ab bestimmten gevis-Versionen stellt GWS eine REST-Schnittstelle bereit. Darüber lassen sich Artikeldaten, Aufträge und Belege lesen und schreiben. Der sauberste Weg, wenn Ihre Installation aktuell genug ist.
Datenbankzugriff über SQL-Views. Die gevis-Datenbank ist in der Regel gut strukturiert. Über definierte Views können KI-Systeme Daten lesen, ohne das ERP selbst zu verändern. Für Schreibzugriffe braucht es abgesicherte Prozeduren, damit die Datenintegrität erhalten bleibt.
Middleware-Schicht. Eine Zwischenschicht übersetzt zwischen gevis und der KI-Lösung. Das ist der Weg, der in der Praxis am häufigsten zum Einsatz kommt. Die Middleware liest Daten aus gevis, übergibt sie an die KI-Komponente und schreibt Ergebnisse zurück. Ihr ERP bleibt unangetastet.
Drei konkrete Anwendungsfälle
1. Automatisierte Auftragserfassung. E-Mails und PDFs mit Bestellungen werden von der KI gelesen. Sie erkennt Artikelnummern, Mengen, Kundendaten und Lieferadressen. Die extrahierten Positionen werden als Auftragsvorschlag in gevis angelegt. Der Innendienst prüft und gibt frei, statt alles von Hand einzutippen. Mehr dazu in unserem Artikel zur automatisierten Auftragserfassung.
2. Intelligente Disposition. Die KI analysiert historische Abverkaufsdaten, saisonale Muster und aktuelle Bestandssituationen direkt aus gevis. Daraus entstehen Bestellvorschläge, die über Meldebestände hinausgehen. Projektgeschäft, Aktionsware und Lieferantenlieferzeiten fließen automatisch ein.
3. Rechnungsverarbeitung. Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, mit Bestellungen und Wareneingängen in gevis abgeglichen und auf Abweichungen geprüft. Stimmt alles, geht die Rechnung direkt zur Freigabe. Nur bei Auffälligkeiten muss ein Mensch eingreifen.
Wir dachten, unser gevis ist zu alt für KI. Am Ende war die Anbindung über die Datenbank-Views in sechs Wochen produktiv. Die Auftragserfassung läuft jetzt halb automatisch.
Was Sie beachten sollten
GWS gevis und KI passen zusammen. Aber es gibt Punkte, die Sie vorab klären sollten:
Versionsabhängigkeit. Welche Schnittstellen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer gevis-Version ab. Ältere Installationen bieten weniger API-Zugang, dafür funktioniert der Datenbankweg in der Regel zuverlässig. Klären Sie mit GWS oder Ihrem Systemhaus, was Ihre Version hergibt.
Schnittstellen-Pflege. Eine Anbindung ist kein einmaliges Projekt. Wenn GWS ein Update liefert, kann sich die Datenbankstruktur ändern. Die Middleware muss gepflegt werden. Planen Sie laufende Betreuung ein.
Testumgebung. Arbeiten Sie nie direkt auf dem Produktivsystem. Jede KI-Anbindung sollte zuerst in einer Testumgebung laufen. Falls GWS gevis bei Ihnen keine separate Testinstanz hat, richten Sie eine ein, bevor das Projekt startet.
Datenqualität. KI ist nur so gut wie die Daten, die sie bekommt. Doppelte Artikelnummern, veraltete Kundenstammdaten oder inkonsistente Einheiten sind typische Engpässe. Eine Datenbereinigung vor Projektstart spart hinterher viel Aufwand.
Checkliste: Ist Ihr gevis bereit für KI?
Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie ein Projekt starten:
- Welche gevis-Version ist im Einsatz? Gibt es eine REST-API?
- Haben Sie Zugriff auf die Datenbank (SQL-Views, lesend)?
- Existiert eine separate Testumgebung?
- Wie ist die Qualität Ihrer Artikelstammdaten (Dubletten, Lücken)?
- Welche Prozesse binden aktuell die meiste manuelle Arbeitszeit?
Fazit: Andocken statt ersetzen
GWS gevis ist ein solides Branchensystem. Es muss nicht abgelöst werden, damit KI-Automatisierung funktioniert. Die Schnittstellen sind da. Die Frage ist nicht ob, sondern wo der größte Hebel liegt.
Starten Sie dort, wo der Engpass am spürbarsten ist. In den meisten Häusern ist das die Auftragserfassung oder die Disposition. Die Entlastung ist schnell messbar, das Risiko überschaubar.
Wenn Sie wissen möchten, wie KI-Automatisierung konkret an Ihr GWS gevis andockt, sprechen wir gerne darüber. Wir kennen die Herausforderungen im technischen Fachgroßhandel und die technischen Wege, die funktionieren. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch, unverbindlich und mit Blick auf Ihre ERP-Landschaft.
