Buchhaltung & Rechnungswesen
Rechnungsverarbeitung automatisieren: Von der PDF zur Buchung, ohne Handarbeit
Eingangsrechnungen manuell prüfen, abgleichen und einbuchen kostet Ihr Rechnungsteam Stunden pro Tag. KI-OCR liest PDFs, ZUGFeRD- und XRechnung-Formate automatisch aus, gleicht mit Bestellungen ab und bucht direkt ins ERP. Die E-Rechnungspflicht 2025/2026 ist damit abgedeckt.
Warum Handarbeit bei Rechnungen bremst
Drei Engpässe in der Rechnungsverarbeitung
Was heute noch per Hand geht, wird mit der E-Rechnungspflicht und steigendem Volumen zum Flaschenhals.
Jede PDF-Rechnung von Hand abtippen
Rechnungsnummer, Positionen, Beträge: alles manuell aus dem PDF lesen und ins ERP eintippen. Bei 30+ Rechnungen am Tag summiert sich das schnell auf mehrere Stunden.
E-Rechnungspflicht ab 2025: neue Formate
ZUGFeRD und XRechnung sind Pflicht. Ihr ERP muss diese Formate verarbeiten können. Wer das manuell löst, hat bald ein Kapazitätsproblem.
Abgleich dauert, Fehler kosten
Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein? Stimmen Preise und Mengen? Der manuelle Abgleich kostet Zeit und birgt das Risiko von Doppelbuchungen oder übersehenen Differenzen.
Was bringt das unterm Strich?
Vier Module für Ihre Rechnungsverarbeitung
PDF-Rechnungen auslesen
Eingangsrechnungen als PDF werden per KI-OCR gelesen. Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuersätze und Zahlungsziele automatisch extrahiert.
ZUGFeRD und XRechnung
Strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 werden automatisch verarbeitet. Die eingebetteten XML-Daten fließen direkt ins ERP, ohne manuelles Eingreifen.
Automatischer Bestellabgleich
Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden automatisch abgeglichen. Stimmen Mengen, Preise und Artikel überein, bucht das System direkt. Abweichungen gehen in die Prüfqueue.
ERP-Direktbuchung
Geprüfte Rechnungen werden als Buchungssatz direkt im ERP angelegt. Kein CSV-Import, kein Zwischensystem. Nur echte Ausnahmen landen beim Rechnungsteam.
Häufige Fragen
Was Großhändler zur Rechnungsautomatisierung fragen
Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch die Versandfähigkeit Pflicht. Unser System deckt beides ab: Empfang und Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung, einschließlich automatischer Buchung ins ERP.
Beide sind E-Rechnungsformate nach EN 16931. XRechnung ist rein strukturiert (XML), ZUGFeRD kombiniert PDF mit eingebetteten XML-Daten. In der Praxis erhalten Sie beides von Lieferanten. Unser System verarbeitet beide Formate automatisch und gleicht die Daten mit Ihren Bestellungen ab.
Abweichungen wie Preisdifferenzen, fehlende Bestellnummern oder Mengendifferenzen landen in einer Ausnahmeliste zur manuellen Prüfung. Alles, was sauber zugeordnet werden kann, bucht automatisch. Ihr Rechnungsteam arbeitet nur noch an den echten Ausnahmen.
Das System führt einen 3-Wege-Match durch: Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden automatisch abgeglichen. Stimmen Mengen, Preise und Artikelnummern überein, bucht das System direkt ins ERP. Abweichungen werden markiert und zur Prüfung weitergeleitet.
GWS gevis, proALPHA, Microsoft Dynamics, Sage, Oxaion und weitere. Wir docken an Ihr bestehendes ERP an, ohne Systemwechsel. Die Buchungssätze werden direkt im ERP angelegt.
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Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Rechnungsprozess. Wir schätzen gemeinsam ein, wie viel Aufwand sich automatisieren lässt und wann sich die Investition rechnet.