Kosten senken mit Automatisierung & KI: Ansatz und Kennzahlen

Einordnung

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Ziel ist die Senkung operativer Kosten durch vereinfachte Abläufe und gezielte Automatisierung. Gemeint sind klare Regeln, automatische Zuordnung von Dokumenten sowie Standardfreigaben für Routinefälle. KI unterstützt beim Erkennen von Inhalten aus E-Mails, PDFs und Bildern. Entscheidend ist die Messbarkeit über Durchlaufzeiten, manuelle Eingriffe, Nacharbeit und Nutzung.

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Kernaussagen

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• Weniger Durchlaufzeiten durch klare Start-/Endpunkte und Grenzwerte
• Weniger manuelle Schritte in Standardfällen („ohne Anfassen“)
• Weniger Nacharbeit durch Pflichtangaben und Checklisten
• Höhere Skonto-Nutzung durch zügige Freigaben

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Ausgangslage

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• Medienbrüche und doppelte Erfassung
• Unklare Zuständigkeiten, fehlende Fristen
• Suchen nach Informationen/Versionen
• Manuelle Freigaben in Standardfällen
• Nacharbeit wegen fehlender Pflichtangaben

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Hebel mit hohem Effekt

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Standardfälle „ohne Anfassen“

Regeln nach Betrag, Lieferant und Leistung. Routinevorgänge laufen ohne manuellen Eingriff; Ausnahmen werden gezielt vorgelegt.

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Dokumente strukturiert verarbeiten

Automatische Klassifizierung und Ablage nach Projekt/Vorgang; konsistente Versionierung.

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Eingangsrechnungen & Freigaben

Abgleich Rechnung ↔ Bestellung/Leistungsnachweis; Grenzwerte, Eskalationen, Skonto-Fenster.

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Kommunikation im Backoffice

Vorlagen, automatische Zuweisung und Fristen-Reminder; Antworten werden konsistenter und schneller.

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Quick Wins (90 Tage)

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• Durchlaufzeit Rechnung reduzieren (Grenzwerte & Regelwerk aktivieren)
• Dokumente automatisch ablegen (Projekt, Vorgang, Datum; Pflichtfelder)
• Antwortzeiten verkürzen (Zuständigkeiten, Vorlagen, Fristen)
• Fehlerquellen entfernen (Checklisten, Pflichtangaben)

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Kennzahlen zur Steuerung

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• Durchlaufzeit Rechnung (Tage, Median): Eingang → Buchung/Freigabe — Ziel: −40 % bis −70 %
• Manuelle Eingriffe je Vorgang: Ziel: −30 % bis −50 %
• Standardfälle ohne manuelle Bearbeitung (%): Ziel: +15–25 pp
• Nacharbeit (% oder je 100 Fälle): Ziel: −20 % bis −40 %
• First-Pass-Yield (FPY, %): Ziel: +10 pp
• Skonto-Quote (%): Ziel: +10 pp

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Voraussetzungen

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• Prozessgrenzen: klare Start-/Endpunkte je Vorgang
• Pflichtangaben: vollständige Stammdaten und Belegbezüge
• Benennung & Ordnung: konsistente Namens-/Ordnerlogik
• Grenzwerte & Rollen: Betragsgrenzen, Stellvertretungen, Eskalation
• Datenschutz & Nachweise: Fristen, Protokollierung, Zugriffsrechte

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Vorgehensmodell

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1. Bestandsaufnahme (2 Std.) — Prozesse, Dokumente, Grenzwerte, Kennzahlen
2. Definition (½ Tag) — Start/Ende, Pflichtfelder, Ordnerstruktur, Eskalation
3. Pilot (6–8 Wochen) — 2–3 Hebel aktivieren; Kennzahlen messen
4. Auswertung & Rollout — Ampel, Nachschärfen, schrittweise Skalierung