Executive Summary: Welches Tool passt zu Ihrem Unternehmen?
Zapier: Ideal für schnelle, einfache Automatisierungen ohne technisches Know-how
Make: Perfekt für visuell denkende Teams mit mittlerer Komplexität
N8N: Die beste Wahl für datenschutzbewusste Unternehmen mit technischem Personal
Self-Hosting: Maximum an Kontrolle für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur
1. Pricing-Vergleich: Kosten pro Automatisierung
Zapier
- Starter: 29,99 € / Monat (750 Tasks)
- Professional: 73,50 € / Monat (2.000 Tasks)
- Team: 103,50 € / Monat (50.000 Tasks)
- Enterprise: Individuelle Preise
Kostenfalle: Tasks werden schnell verbraucht – jeder einzelne Workflow-Schritt zählt.
Make
- Free: 0 € (1.000 Operations/Monat)
- Core: 10,59 € / Monat (10.000 Operations)
- Pro: 18,82 € / Monat (10.000 Operations)
- Teams: 34,12 € / Monat (10.000 Operations)
Vorteil: Deutlich günstigere Operations im Vergleich zu Zapier.
N8N
- Cloud: Ab 20 € / Monat (2.500 Workflow-Ausführungen)
- Self-Hosted: Kostenlos (Open Source)
Game-Changer: Unbegrenzte Workflows bei Self-Hosting, nur Infrastrukturkosten.
Self-Hosting (eigener Server)
- Server-Kosten: 50-200 € / Monat (je nach Anforderungen)
- Personal: Abhängig von interner Kapazität
- Einmalig: Setup & Integration
ROI: Ab ca. 50.000 Automatisierungs-Tasks pro Monat wirtschaftlich.
2. Funktionsumfang & Leistung
Integration & Konnektoren
| Tool |
Anzahl Integrationen |
Custom APIs |
Webhooks |
| Zapier |
6.000+ |
Ja |
Ja |
| Make |
1.500+ |
Ja |
Ja |
| N8N |
400+ |
Ja (erweitert) |
Ja (erweitert) |
| Self-Host |
Unbegrenzt |
Ja (umfassend) |
Ja (umfassend) |
N8N-Vorteil: Trotz weniger vorgefertigter Integrationen bietet N8N die mächtigsten Custom-Optionen durch Code-Nodes (JavaScript, Python).
Komplexität der Workflows
Zapier: Linear, einfache If/Then-Logik
- Perfekt für: E-Mail-Benachrichtigungen, CRM-Updates, Lead-Erfassung
- Limitiert bei: Multi-Step-Logik, Datenverarbeitung, Schleifen
Make: Visuelles Routing, moderate Komplexität
- Perfekt für: Marketing-Automatisierung, Multi-Channel-Kampagnen
- Herausforderung: Performance bei sehr großen Datenmengen
N8N: Volle Programmierfreiheit
- Perfekt für: Komplexe Geschäftslogik, Datenverarbeitung, API-Orchestrierung
- Besonderheit: Code-Nodes ermöglichen individuelle Lösungen
Self-Hosting: Maximale Flexibilität
- Perfekt für: Hochsensible Prozesse, Branchen-spezifische Anforderungen
- Integration in bestehende Infrastruktur möglich
3. Benutzerfreundlichkeit & Lernkurve
Einstiegshürde (1 = leicht, 5 = schwer)
- Zapier: 2/5 – Intuitiv, keine technischen Kenntnisse erforderlich
- Make: 3/5 – Visuell, aber komplexere Workflows erfordern Einarbeitung
- N8N: 4/5 – Technisches Verständnis vorteilhaft, Code-Kenntnisse für Advanced Features
- Self-Hosting: 5/5 – DevOps-Kenntnisse erforderlich
Time-to-First-Automation
- Zapier: 5-15 Minuten
- Make: 15-30 Minuten
- N8N (Cloud): 20-45 Minuten
- Self-Hosting: 2-5 Tage (inkl. Setup)
4. Datensicherheit & DSGVO-Konformität
Kritische Faktoren für deutsche Unternehmen
Zapier
- Server-Standort: Primär USA (Cloud Act!)
- DSGVO: AV-Vertrag verfügbar, aber Datenübermittlung in Drittländer
- Datenkontrolle: Keine Kontrolle über Datenfluss
- Risiko: Hoch bei personenbezogenen Daten
Make
- Server-Standort: EU-Option verfügbar (aber teurer)
- DSGVO: Bessere Compliance-Optionen als Zapier
- Datenkontrolle: Begrenzt, abhängig vom gewählten Plan
- Risiko: Mittel, abhängig von Konfiguration
N8N Cloud
- Server-Standort: EU-Server verfügbar (Frankfurt)
- DSGVO: Vollständig DSGVO-konform
- Datenkontrolle: Gut, Encryption at Rest
- Risiko: Niedrig
N8N Self-Hosted
- Server-Standort: Vollständige Kontrolle (eigenes Rechenzentrum/Deutschland)
- DSGVO: Maximale Compliance-Kontrolle
- Datenkontrolle: 100% Datensouveränität
- Risiko: Minimal (abhängig von eigener Infrastruktur)
Self-Hosting (Custom)
- Alle Vorteile von N8N Self-Hosted
- Plus: Individuelle Security-Maßnahmen implementierbar
- Risiko: Minimal, volle Kontrolle
DSGVO-Checkliste: Wann Self-Hosting Pflicht ist
Sie sollten Self-Hosting ernsthaft in Betracht ziehen, wenn:
- Sie mit Gesundheitsdaten arbeiten
- Ihre Branche strenge Compliance-Vorgaben hat (Finanzen, Versicherungen)
- Sie mehr als 100.000 personenbezogene Datensätze verarbeiten
- Ihre Kunden explizit Datenlokalisierung in Deutschland fordern
- Sie mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen arbeiten
5. Skalierbarkeit & Performance
Performance bei hohen Datenvolumen
Zapier:
- Limit: 1 GB pro Task
- Geschwindigkeit: Moderat (oft Verzögerungen bei komplexen Workflows)
- Skalierung: Teuer bei steigendem Volumen
Make:
- Limit: Abhängig vom Plan
- Geschwindigkeit: Gut für mittelgroße Datenmengen
- Skalierung: Besser als Zapier, aber Kosten steigen
N8N:
- Limit: Konfigurierbar
- Geschwindigkeit: Sehr gut, optimierbar
- Skalierung: Hervorragend, besonders bei Self-Hosting
Self-Hosting:
- Limit: Nur durch Hardware begrenzt
- Geschwindigkeit: Maximal (lokales Netzwerk)
- Skalierung: Horizontal und vertikal möglich
6. Entscheidungsmatrix: Das richtige Tool für Ihr Unternehmen
Zapier wählen, wenn:
- Sie keine IT-Abteilung haben
- Schneller Start wichtiger ist als Kosten
- Sie hauptsächlich Standard-SaaS-Tools verbinden
- Datenschutz keine kritische Rolle spielt
- Aber nicht bei: DSGVO-kritischen Daten, hohen Volumina
Make wählen, wenn:
- Sie visuell arbeiten möchten
- Budget-bewusster als Zapier, aber einfacher als N8N
- Marketing-Automatisierung im Fokus steht
- Moderate Datenschutz-Anforderungen vorliegen
N8N wählen, wenn:
- DSGVO-Konformität essenziell ist
- Sie technisches Personal haben
- Komplexe Workflows benötigt werden
- Langfristig Kosten gespart werden sollen
- Datensouveränität wichtig ist
Self-Hosting wählen, wenn:
- Maximale Datenkontrolle erforderlich ist
- Sie IT-Infrastruktur und Expertise haben
- Regulatorische Anforderungen Self-Hosting nahelegen
- Hohes Automatisierungsvolumen (>50.000 Tasks/Monat)
- Individuelle Anpassungen benötigt werden
7. Total Cost of Ownership (TCO) Beispielrechnung
Szenario: Mittelständisches Unternehmen mit 100.000 Automatisierungs-Tasks pro Monat
Zapier
- Monatliche Kosten: ~500 € (Enterprise Plan)
- Jährlich: 6.000 €
- 3 Jahre: 18.000 €
Make
- Monatliche Kosten: ~200 € (Teams Plan mit Add-ons)
- Jährlich: 2.400 €
- 3 Jahre: 7.200 €
N8N Cloud
- Monatliche Kosten: ~100 € (Pro Plan)
- Jährlich: 1.200 €
- 3 Jahre: 3.600 €
N8N Self-Hosted
- Server: 100 € / Monat
- Setup: 2.000 € (einmalig)
- Wartung: 500 € / Monat (intern)
- Jährlich: 8.200 €
- 3 Jahre: 26.600 € (Break-even nach ~2,5 Jahren bei diesem Volumen)
Fazit: N8N Cloud bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für DSGVO-konforme Automatisierung. Self-Hosting lohnt sich ab sehr hohen Volumina oder bei speziellen Compliance-Anforderungen.
Conveso-Empfehlung: Der hybride Ansatz
Aus unserer Erfahrung mit über 50 Automatisierungsprojekten empfehlen wir häufig einen hybriden Ansatz:
- N8N Self-Hosted für kritische, DSGVO-relevante Prozesse (HR, Finanzen, Kundendaten)
- N8N Cloud oder Make für unkritische Marketing- und Sales-Workflows
- Graduelle Migration von einfachen Tools (Zapier) zu robusteren Lösungen
Nächste Schritte mit Conveso
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- Ihre aktuellen Automatisierungspotenziale
- DSGVO-Risiken in Ihren Prozessen
- ROI-Kalkulation für verschiedene Tool-Optionen
- Implementierungs-Roadmap
Fazit: Es gibt nicht DAS beste Tool – aber es gibt das beste Tool für IHRE spezifischen Anforderungen. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Datenschutz-Sensibilität, technischen Kapazität und langfristigen Skalierungsplänen ab.
Dieser Artikel wurde von Conveso, Ihrer Unternehmensberatung für KI & Automatisierung, erstellt. Wir unterstützen deutsche Unternehmen bei der Auswahl, Implementierung und Optimierung von Automatisierungslösungen – immer mit Fokus auf DSGVO-Konformität und maximaler Effizienz.
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